Vorstellungsgespräche sind nicht nur für die Bewerber eine Herausforderung. Auch Sie als Arbeitgeber oder Recruiter sollten einige wichtige Punkte beachten. Das Bewerbungsgespräch ist die Visitenkarte Ihres Unternehmens und gibt vor allem Aufschluss über die Unternehmenskultur. Wir zeigen Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie das Vorstellungsgespräch richtig vorbereiten, führen und nachbereiten. So kann bei der Suche nach neuem Personal nichts mehr schief laufen.
Die Vorbereitung
Von Bewerbern erwarten Arbeitgeber, dass sie sich vor dem Vorstellungsgespräch mit dem Unternehmen beschäftigen. Wer keine Branchenkenntnisse hat und nichts über das Unternehmen weiß, hat keine Chance. Bereiten Sie sich genauso vor! Sie wirken umso professioneller, wenn Sie als potenzieller Arbeitgeber ebenfalls Ihre Hausaufgaben gemacht haben. Folgende Punkte sollten Sie beachten:
• Teilen Sie den Bewerbern rechtzeitig die relevanten Informationen mit
Es ist ratsam die Kandidaten schon im Vorfeld darüber aufzuklären, welche Mitarbeiter das Vorstellungsgespräch führen und welche Position diese Personen im Unternehmen haben. Teilen Sie auch die geplante Gesprächsdauer mit und geben Sie eine Anfahrtsbeschreibung zum Unternehmen. Diese Punkte können für die Bewerber hilfreich sein. Oft wird auch nach der Anzahl der Auswahlrunden gefragt – und das zurecht! Lassen Sie sich nicht alles aus der Nase ziehen. Sorgen Sie schon vor dem Gespräch für eine Atmosphäre, in der sich die Bewerber wohl fühlen.
• Ziehen Sie betreffende Personen zum Vorstellungsgespräch hinzu und bereiten Sie sie vor
Anstatt ein Gespräch alleine zu führen, sollten sie besser ein gutes Team für das Vorstellungsgespräch zusammenstellen. So bekommen Sie eine größere Bandbreite an Meinungen und können sich anschließend beraten. Ziehen Sie also einen Kollegen, ihren Vorgesetzten und/oder einen künftigen Kollegen aus dem Fachbereich hinzu. Sorgen Sie dafür, dass alle teilnehmenden Gesprächspartner über den Bewerber informiert sind. Merkt ein Kandidat, dass die Unterlagen nicht gelesen wurden, wirft das ein unprofessionelles Bild auf das Unternehmen.
• Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor
Natürlich müssen Sie die Bewerber vergleichen können. Stellen Sie jedoch nicht nur die Standart-Fragen. Überlegen Sie sich anhand der Unterlagen des Bewerbers, was Sie von ihm wissen möchten.
• Machen Sie sich Gedanken über die Sitzordnung
Achten Sie darauf, dass die Sitzordnung großen Einfluss auf die Gesprächsatmosphäre hat. Oftmals sitzen die Interviewer in einer Reihe nebeneinander, was für den Bewerber einem Verhör gleicht. Bei einem Gespräch mit mehr als zwei Personen ist es deswegen von Vorteil, sich um eine Tischecke herum zu platzieren. Wenn es die Möglichkeit gibt, verwenden Sie einen runden Tisch, denn hier gibt es keine sichtbare Hierarchie.
• Ist alles für den Bewerber vorbereitet?
Kennt die Person am Empfang den Namen? Gibt es einen Warteraum? Wer holt den Kandidaten ab? Ist der Raum vorbereitet? Gibt es Getränke? Liegt die Bewerbung und der Fragenkatalog bereit?
• Sind Sie bereit?
Auch für Sie als Interviewer ist ein Vorstellungsgespräch eine herausfordernde Situation. Fokussieren Sie sich deshalb bereits einige Minuten vorher darauf, damit Sie konzentriert in das Gespräch starten können. Achten Sie auch darauf, dass Sie ihre weiteren Termine nicht unmittelbar vor oder nach das Bewerbungsgespräch legen.
Entscheidend für einen positiven Unternehmenseindruck ist, dass die Bewerber sich nicht wie lästiger Besuch, sondern wie potenzielle Mitarbeiter fühlen. Der erste Eindruck zählt!
Der Gesprächsleitfaden
Ein Vorstellungsgespräch erfolgt klassischerweise in fünf Phasen. Wenn Sie ein Bewerbungsgespräch führen, sollten Sie in der Lage sein, diese Phasen kompetent zu moderieren. Das folgende Modell dient als Leitfaden und soll Ihnen helfen, Ihrem Gespräch Struktur zu verleihen. Allgemein ist es empfehlenswert, vor jedem Gespräch einen individuellen Gesprächsleitfaden anzufertigen, der allen Beteiligten vorliegt.
Je nach vakanter Stelle, unterscheidet sich natürlich das Gespräch hinsichtlich der Fragen und der Länge. Ein Bewerbungsgespräch für eine Führungsposition wird in der Regel mehr Zeit in Anspruch nehmen als das für eine Praktikums-Stelle. Durchschnittlich beläuft sich ein Vorstellungsgespräch auf etwa 45 Minuten:
• Phase 1: Smalltalk
Der Kandidat sollte idealerweise im Empfangsbereich abgeholt- und zum Gesprächsraumbegleitet werden, denn die Begrüßung gibt dem Bewerber oder der Bewerberin ein Bild über Ihre Unternehmenskultur. Ist der Empfang herzlich beziehungsweise persönlich? Können Sie die Person mit Namen ansprechen? Also am besten locker bleiben und den potenziellen neuen Mitarbeiter mit einem Lächeln willkommen heißen.
Stellen Sie daraufhin alle Beteiligten kurz vor. Nennen Sie alle Anwesenden beim Namen und schildern sie, welche Funktion sie im Unternehmen haben. Geben Sie dem Kandidaten einen Überblick über den Gesprächsablauf – so nehmen Sie die Nervosität. Für den Einstieg ins Gespräch eignen sich zum Beispiel Fragen zur Anreise.
• Phase 2: Interview
Leiten Sie das Gespräch mit allgemeinen Fragen ein. Lassen Sie den Bewerber zunächst frei von sich erzählen. So kann sich der Kandidat in eigenen Worten präsentieren und Sie erfahren, wie Ihr Unternehmen von dem Bewerber profitieren kann. Durch gezieltes Nachfragen können Sie an diesem Punkt im Gespräch bereits eine Menge über den potenziellen neuen Mitarbeiter in Erfahrung bringen.
Allgemeine Fragen können sein:
- Erzählen Sie etwas über sich.
- Warum haben Sie sich bei uns beworben?
- Was reizt Sie an diesem Job?
Beginnen Sie nun mit den stellenbezogenen Fragen, ziehen Sie hier Ihren Fragenkatalog zur Hilfe und machen Sie sich unbedingt Notizen. Einige Fragen wurden vermutlich bereits beantwortet, alle weiteren können Sie jetzt stellen. Achten Sie darauf, offene Fragen zu wählen, sodass der Interviewte ins Reden kommt. Bedenken Sie auch, dass die Kennenlern-Phase als Bühne für den Kandidaten und nicht das Unternehmen dient. Nehmen Sie sich weitestgehend zurück und begegnen Sie Ihrem Gegenüber auf Augenhöhe. Fallen Sie niemandem ins Wort – auch nicht ihren Kollegen, denn der Umgang untereinander gibt dem Bewerber Aufschluss über das Arbeitsklima.
Einige Beispiel-Fragen, die standartmäßig im Bewerbungsgespräch gestellt werden können:
- Warum haben Sie sich für unser Unternehmen entschieden?
- Aus welchem Grund streben Sie eine Positionsveränderung an?
- Welche Ziele haben Sie für diese Position?
- Was interessiert Sie am meisten an dieser Stelle?
- Welche erlernten Fähigkeiten aus Ihren letzten Jobs, können Sie bei und einbringen?
- Was würden Ihre Teammitglieder/Chef über Sie sagen?
- Wie sind Sie mit einer schwierigen Situation umgegangen?
- Haben Sie schon einmal erlebt, dass die Arbeit im Team nicht wie gewünscht lief? Wie haben Sie sich verhalten?
- Wie sieht Ihr idealer Arbeitsplatz aus?
Stellen Sie jedoch auch Fragen, die sich direkt auf den Lebenslauf des Bewerbers beziehen. Sie können auch fachliche Aufgaben vorbereiten, um das Know-How zu testen. Beachten Sie dabei jedoch, dass die Kandidaten wegen der angespannten Situation keine Glanzleistungen erbringen können.
Welche drei Fragen Amazon Chef Jeff Bezos jeden Bewerber fragt, um außergewöhnliche Kandidaten zu identifizieren, finden Sie hier.
• Phase 3: Vorstellung des Unternehmens
Jetzt sind Sie an der Reihe! Stellen Sie Ihr Unternehmen und die Stelle genauer vor. Erzählen Sie vor allem von der Unternehmenskultur, den Anforderungen und dem typischen Arbeitsalltag im neuen Job. Die Unternehmensgischte ist wahrscheinlich eher uninteressant, denn sie kann man auch leicht im Internet nachlesen. Rattern Sie keine auswendig gelernte Unternehmenspräsentation runter – bleiben Sie authentisch!
Authentisch heißt auch ehrlich! Auch die Kandidaten haben ein Bauchgefühl, das Alarm schlagen wird, wenn Sie sich überverkaufen. Spätestens nach ein paar Tagen oder Wochen wird der neue Mitarbeiter der Realität ins Auge sehen. Was bringt Ihnen ein unzufriedener Mitarbeiter? Oder gar eine Kündigung? Seien sie also unbedingt transparent!
Beispiel Themen, die Sie bei Ihrer Unternehmensdarstellung einbeziehen können:
- Welche Bereiche gibt es im Unternehmen?
- Wie groß ist das künftige Team?
- Wie sieht es mit der Arbeitszeit, den Pausen der Überstundenregelung oder dem Urlaub aus?
- Welchen Herausforderungen muss sich Ihr Unternehmen stellen?
- Was hat das Unternehmen bisher erreicht?
- Welche Benefits erwarten den Bewerber?
- Gibt es Aufstiegsmöglichkeiten oder Weiterbildungsmaßnahmen?
• Phase 4: Rückfragen des Bewerbers
Nachdem Sie nun den Bewerber kennengelernt haben und er sich ein genaueres Bild über den künftigen Arbeitsplatz machen konnte, sollten Sie nun unbedingt Zeit für die weiteren Fragen des Kandidaten einräumen. Lassen Sie sich nicht von kritischen Fragen verunsichern – hier können Sie herausfinden, ob der Bewerber sich vorbereitet und wirklich Interesse an der Stelle hat. Die Qualität der Fragen kann Ihnen viel verraten.
Diese Fragen werden oft von Bewerbern gestellt:
- Wie sieht die übliche Einarbeitung aus?
- Wie werden Talente und Stärken bei Ihnen gefördert?
- Was zeichnet Ihre besten Mitarbeiter aus?
- Wie würden Sie den Führungsstil meines künftigen Chefs beschreiben?
- Warum arbeiten Sie gerne für dieses Unternehmen?
- Warum ist die Stelle vakant?
• Phase 5: Abschluss
Wenn nun alle Fragen geklärt sind, sollten Sie sich bei dem Kandidaten für das nette Gespräch bedanken und schildern, wie es jetzt weitergeht.
Wird es ein weiteres Gespräch oder eine zweite Auswahlrunde geben? Wird ein Probearbeitstag vereinbart? Wann kann der Bewerber mit einer Entscheidung rechnen?
Begleiten Sie ihren Gesprächspartner abschließend zum Ausgang und verabschieden Sie sich.
Die Nachbereitung
Solange die Eindrücke über den Bewerber noch frisch sind, sollten Sie das Gespräch unbedingt nachbereiten. Da Sie sich währenddessen Notizen gemacht haben, sollte Ihnen die Auswahl später nicht allzu schwer fallen. Reflektieren Sie mit allen Beteiligten was Ihnen besonders gut gefallen hat oder worin Sie Probleme sehen.
Halten Sie die versprochenen Deadlines unbedingt ein. Wenn Sie einem Kandidaten absagen wollen, dann nennen Sie ihm konstruktive Gründe, auch wenn Sie nicht ins Detail gehen. Wenn Sie sich nicht entscheiden können, dann laden Sie Ihre Favoriten erneut ein. Haben Sie den perfekten Kandidaten gefunden? Dann ist es nun an der Zeit, dass Sie sich vermarkten und schnellst möglich für sich gewinnen.
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